Wie Gaerte den Suchaufwand für Betriebsmittel um 90 % reduzierte
Der Hamburger Handwerksbetrieb Ernst Gaerte GmbH & Co. KG transformierte sein Asset-Management mit einer maßgeschneiderten RFID-Check-out-Lösung auf der Heisenware-Plattform. Das System spart dem Team wöchentlich Stunden an Suchzeit und bietet 100 % Transparenz über den Bestand an Schlüsseln und Betriebsmitteln.
Auf einen Blick
Die Herausforderung
Das Team verlor täglich wertvolle Zeit. Monteure konnten geteilte Betriebsmittel und Schlüssel (300 Schlüssel, 100 Betriebsmittel) nicht finden und verbrachten Stunden mit Suchen und Telefonaten. Manuelle Listen und Excel-Tabellen waren unpraktisch und immer veraltet.
Die Lösung
Ein maßgeschneidertes Asset-Management-System, das auf der Heisenware-Plattform basiert. Es umfasst eine teil-automatisierte Check-out-Station im Lager, eine mobile App für Übergaben auf der Baustelle und ein zentrales Dashboard. Alle Apps laufen auf der internen Heisenware-Datenbank.
Das Ergebnis
Der Suchaufwand für Schlüssel und Betriebsmittel wurde um 90 % reduziert. Das Team hat jetzt volle Transparenz, weiß genau, wer welches Asset hat, und spart so Zeit und vermeidet Frustration.
Ein teurer, manueller Workflow
Für einen viel beschäftigten Handwerksbetrieb wie Gaerte ist Zeit Geld. Der manuelle Prozess zur Verwaltung von hunderten geteilten Schlüsseln und Betriebsmitteln funktionierte nicht mehr. Das Team war in einem kostspieligen Kreislauf der Suche gefangen und verließ sich auf veraltete manuelle Listen, Excel-Tabellen oder eine physische Schlüsselwand, die keine echte Nachverfolgung bot.
Dieser Mangel an Transparenz machte es unmöglich, ein Betriebsmittel schnell zu finden. Schlimmer noch, es war nicht nachvollziehbar, wer ein Werkzeug zuletzt benutzt oder nicht zurückgebracht hatte.
Dieses reaktive Modell war ein klarer Kostentreiber. Es führte zu erheblichem Zeitverlust, da die Monteure wertvolle Arbeitsstunden mit Telefonaten und Suchen verbrachten. Es frustrierte die Fachkräfte, deren Zeit besser auf der Baustelle als für interne Logistik genutzt werden sollte, und es verhinderte eine klare Planung, da oft unklar war, ob ein wichtiges Betriebsmittel für den nächsten Auftrag überhaupt verfügbar war.
Ein transparentes, teil-automatisiertes System
Gaerte nutzte Heisenware, um ein eigenes, komplettes "Asset-Management-System" zu bauen, das exakt auf den eigenen Workflow zugeschnitten ist.
Die Lösung ist ein durchgängiges System, das auf der internen Heisenware-Datenbank läuft:
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Die teil-automatische Check-out-Station: Eine Zebra RFID-Antenne ist am Lagerausgang installiert. Wenn ein Monteur (mit Mitarbeiter-Tag) mit einem Betriebsmittel (mit Asset-Tag) hindurchgeht, scannt die Antenne beide automatisch. Eine Tablet-App in der Nähe zeigt an, was gescannt wurde, und der Monteur bestätigt die Ausleihe oder Rückgabe mit einem einzigen Klick. Dies verhindert versehentliche Scans und ist dennoch extrem schnell.
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Die mobile Übergabe-App: Diese App ermöglicht es Monteuren, die Übergabe von Assets (wie z.B. Schlüssel) direkt auf der Baustelle an einen Kollegen digital zu protokollieren. Das spart den Weg zurück ins Lager.
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Die Übersichts-App: Ein zentrales Dashboard für die Geschäftsführung und alle Monteure, das in Echtzeit anzeigt, wer welches Asset hat oder ob es sich im Lager befindet.
Die mit Heisenware umgesetzte Software für das RFID-basierte, automatische Management und Tracking unserer Betriebsmittel hat unsere Prozesse enorm vereinfacht. Die Apps laufen nahtlos auf allen Geräten und sparen uns enorm viel Zeit.
Warum es funktionierte: Kernvorteile der Plattform
Gaerte und Heisenware bauten diese Lösung in einem Bruchteil der Zeit einer Individualentwicklung, was auf zwei Schlüsselfunktionen der Plattform zurückzuführen ist:
Nahtlose Hardware-Integration
Der Heisenware Agent konnte direkt mit den Zebra RFID-Antennen kommunizieren. Die Plattform übersetzte die rohen, simultanen Hardware-Scans in saubere, nutzbare Logik (z. B. „dieser Monteur leiht dieses Betriebsmittels“).
Der visuelle Baukasten
Gaerte war nicht auf eine App beschränkt. Sie hatten die Flexibilität, vier verschiedene Apps für jeden Anwendungsfall (Admin, Tablet, Mobil, Dashboard) auf derselben Datenbasis zu bauen und so ihren exakten, realen Prozess abzubilden.
Gesparte Zeit und ein klarer nächster Schritt
Die Wirkung des neuen Systems war sofort spürbar und messbar: Der Suchaufwand für Schlüssel und Betriebsmittel wurde um 90 % reduziert.
Der frustrierende, manuelle Prozess wurde in einen effizienten, transparenten Workflow verwandelt, auf den sich das gesamte Team verlässt. Die neue Transparenz beseitigte die tägliche Frustration und gab den Monteuren mehr Zeit für ihre eigentliche, wertschöpfende Arbeit.
Mit diesem Erfolg plant Gaerte bereits die nächste logische Erweiterung: den Bau einer neuen App, um den analogen Prozess für die Integration und Verwaltung externer Gewerke zu ersetzen, die auch Schlüssel leihen.