Case Study

Digitales, RFID-basiertes Asset Management bei Delta Energy Systems

Delta Energy Systems digitalisiert die Verwaltung von über 10.000 Assets am Standort Soest. Durch den Einsatz der Heisenware-Plattform und UHF-RFID-Technologie wurde die ehemals zeitintensive manuelle Inventur durch einen hochautomatisierten Prozess in Echtzeit ersetzt.

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Auf einen Blick

Die Herausforderung

Manuelle Erfassung von 10.000 Assets via Datamatrix-Code war fehleranfällig und dauerte Tage. Verdeckte Codes in Versuchsaufbauten machten eine lückenlose Inventur physisch unmöglich.

Die Lösung

Umstellung auf UHF-RFID für kontaktlose Bulk-Erfassung. Vier verzahnte Heisenware-Apps steuern die Migration der Bestände, das mobile Tracking sowie die zentrale Verwaltung.

Das Ergebnis

Über 90 % Zeitersparnis bei der Inventur, dauerhaft hohe Datenqualität für Audits und eine zukunftssichere, flexibel erweiterbare Systemarchitektur. 

Die Herausforderung

10.000 Assets und eine manuelle Sackgasse  

Die über 10.000 Assets, darunter hochwertige Messmittel sowie elektronische Komponenten, sind über den gesamten R&D-Standort in zahlreichen Räumen und Laboren verteilt. Die präzise Verwaltung dieser Bestände ist für die Inventur und interne Audits zwingend erforderlich.

Der bisherige Tracking-Prozess war mühsam und teuer. Assets waren mit einem Datamatrix-Code markiert, der einzeln händisch erfasst werden musste. Erschwerend kam hinzu, dass viele Assets in größere Versuchsaufbauten integriert sind, wodurch die Codes oft verdeckt und für Scanner physisch nicht erreichbar waren.

Im täglichen Betrieb ändern sich die Aufenthaltsorte der Assets häufig. Wenn ein Gerät von einem Labor in ein anderes wanderte, wurde dies meist nicht dokumentiert. Eine lückenlose Inventur war so in der Praxis unmöglich.

In Kombination mit einer fragmentierten Systemlandschaft resultierte dies in einer schlechten Datenqualität, die den administrativen Aufwand für das Reporting massiv erhöhte oder es schlicht unmöglich machte.

Die Lösung

Automatische Migration und einfache Inventur-Prozesse via UHF-RFID

Delta Energy Systems hat den Prozess grundlegend digitalisiert. Statt optischer Einzelscans kommt nun UHF-RFID-Technologie zum Einsatz. Der entscheidende Vorteil: Die Erfassung erfolgt per Funk, wodurch ein direkter Sichtkontakt zum Asset nicht mehr nötig ist. Die Heisenware-Plattform fungiert dabei als zentrales Betriebssystem, das die RFID-Hardware direkt mit den Datenbanken verknüpft und den Mitarbeitern intuitive Apps zur Verfügung stellt.

Die Bedienbarkeit der Softwarelösung ist hervorragend. Besonders beeindruckt uns die Flexibilität der Heisenware-Plattform bei der Integration der Hardware und der Gestaltung der Oberflächen.

Qualitätsmanagementbeauftragter, Delta Energy Systems Jan Birkenfeld
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Prozess und Apps im Detail

Von der Kennzeichnung zur Live-Inventur

Für eine reibungslose Einführung waren neben der eigentlichen Lösung eine schlanke Migration und die systematische Erfassung des Altbestands entscheidend. 

Phase 1: Migration und Tagging

Mithilfe einer Brownfield-App auf der Heisenware-Plattform wurden bestehende Datamatrix-Codes des Altbestands gescannt und die Assets direkt in das neue System übernommen. Parallel dazu erzeugte eine Label-Printing-App neue RFID/QR-Kombilabels über einen Label-Drucker der Firma Zebra, die die alten Markierungen ersetzten. So gelang die Migration automatisch und ohne Chaos.

Phase 2: Operativer Tracking-Workflow

Das laufende Tracking erfolgt nun per Bulk-Erfassung. Ein Mitarbeiter scannt zunächst den Raum-QR-Code mit der Inventur-App, um Standort und Prüfer festzulegen. Anschließend werden mit einem Zebra RFID-Handscanner alle Assets im Raum gleichzeitig erfasst. Die Mobile App auf dem Smartphone zeigt den Abgleich in Echtzeit: Welche Assets sind vor Ort, welche fehlen oder waren zuletzt woanders registriert? Alle Daten fließen ohne manuellen Übertrag in die zentrale Datenbank; der neue Standort wird direkt in der App quittiert.

Backoffice: Zentrale Verwaltung und Reporting

Für die Administration nutzt Delta eine weitere Heisenware-App. Hier laufen alle Informationen zusammen, sodass die Verantwortlichen jederzeit Einblick in die lückenlose Historie und den aktuellen Status jedes Assets haben. Exportfunktionen ermöglichen zudem eine schnelle Datenbereitstellung für Audits und Reportings.

Das Ergebnis

Transparenz auf Knopfdruck

Die Einführung der Heisenware-basierten Softwarelösung hat den Verwaltungsaufwand bei Delta Energy Systems in Soest drastisch reduziert:

✅ Mehr als 90 % Zeitersparnis bei der laufenden Inventur.

✅ Lückenlose Dokumentation für Audits und Reporting.

✅ Echtzeit-Übersicht aller 10.000 Assets an einem zentralen Ort.

✅ Eliminierung von Suchzeiten durch verdeckte oder verlegte Assets.

Delta plant bereits den nächsten Schritt: Die Ausweitung der Lösung auf das Wareneingangslager. Dort kommen statt RFID primär QR- oder Datamatrix-Codes zum Einsatz. Dank der visuellen Programmierung innerhalb der Heisenware-Plattform ist diese Erweiterung problemlos möglich. Die Architektur bleibt flexibel und lässt sich schnell an neue Prozesse anpassen.

Die Lösung spart uns massiv Zeit bei der Inventur und macht das Reporting für unsere Audits deutlich einfacher.

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Geschäftsführer, Delta Energy Systems Dr. Peter Ide
Warum es funktionierte

Kernvorteile der Plattform

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Tiefe Hardware-Integration

Durch konfigurierbare Konnektoren wurden Zebra-Labeldrucker und RFID-Handscanner von Zebra nahtlos in die App-Logik eingebunden. Das sparte Zeit und Kosten bei der technischen Umsetzung. 

Maßgeschneiderte Workflows

Vier verzahnte Apps bilden den Prozess exakt ab. Dank visueller Entwicklung im Baukasten passt sich Heisenware dem Bedarf an – nicht umgekehrt. 

Cloud oder On-Premise

Heisenware lässt sich flexibel in der Cloud oder, wie bei Delta, auf eigenen Servern betreiben. Das sichert die volle Datensouveränität und die absolute Kontrolle über die IT-Infrastruktur.